Om strukturutredningen – Arbetsgrupperna

Organisering av arbetsgrupperna

Sammanslagningsutredningen verkställs i arbetsgrupper underställda arbetsutskottet, i huvudsak som tjänstearbete och med hjälp av externa experter enligt behov. Varje arbetsgrupp består av kommunala tjänstemän och politiker. Varje kommun-/stadsstyrelse väljer en tjänsteman och en politiker till varje arbetsgrupp. Åt medlemmarna kan vid behov utses ersättare.

Styrgruppen utser en av arbetsgruppens medlemmar till ordförande så, att varje kommun utom Jakobstad sköter ordförandeskapet för en grupp. Som gruppordförande kan fungera en tjänsteman eller en förtroendevald. Arbetsgrupperna ansvarar själva för mötesarrangemangen. Staden Jakobstads tjänstemän fungerar som sekreterare för arbetsgrupperna.

Arbetsgrupperna är följande:

1. Vision och strategi samt demokrati och deltagande, inkl.

  • den nya kommunens vision och mission
  • strategi
  • organ
  • invånarpåverkan
  • tvåspråkighet
  • näringstjänster
  • ägarstyrning
  • tjänsteinnehavarorganisationsstruktur

2. Ekonomi, administration, personal och stödtjänster, inkl.

  • kommunekonomi
  • koncernstruktur, kommunernas samarbete
  • upphandlingar
  • dataadministration
  • fastighetsegendom
  • lokalitetsförvaltning, lokalitets-, kost- och städtjänster
  • personalrepresentanternas deltagande i utredningen.

3. Markanvändning, boende, trafik, miljö och teknik, inkl.

  • sysselsättning, arbetsplatser
  • kommunalteknik
  • energi
  • bostadspolitik
  • kommunernas samarbete.

4. Social- och hälsovårdstjänster, inkl.

  • Kommunernas samarbete.

5. Bildnings- och undervisningstjänster, småbarnsfostran, kultur-, motions och fritidstjänster, inkl.

  • Kommunernas samarbete.

Arbetsgruppernas arbetsplaner

Arbetsgrupperna utarbetar sina egna arbetsplaner utgående från sammanslagningsutredningens arbetsplan samt på det sätt som förutsätts i kommunstrukturlagen.

Arbetsgruppernas arbetsplaner innehåller:

1. en mer specifik definition av tjänsten eller temat som är föremål för granskning. Avsikten är att kartlägga att sammanslagningsutredningen täcker åtminstone alla kommunens lagstadgade tjänster samt nödvändiga stödtjänster.

2. en framställning över de uppgifter och prognoser om verksamhetsmiljön, t.ex. befolkningsprognos och åldersstruktur, som behövs som stöd för arbetet. Avsikten är att gemensamt skaffa de nödvändiga uppgifterna, så att alla arbetsgrupper använder samma prognoser om den fortsatta utvecklingen.

3. en kostnadskalkyl, inklusive kostnaderna för eventuellt externt expertarbete och –arvoden.

4. en plan för hur arbetet framskrider och arbetets tidtabell. Arbetsutskottet godkänner arbetsgruppernas arbetsplaner.

Processen för arbetsgruppsarbetet

Alla arbetsgrupper gör till en början en analys över nuläget gällande produktionen av den aktuella servicen i respektive kommun samt kommunernas samarbete. I analysen över nuläget undersöker alla arbetsgrupper fördelarna och nackdelarna med den nuvarande situationen i tillämpliga delar på basis av följande kriterier:
1) Kommuninvånarnas tillgång till service och servicens effektivitet
- kostnadseffektivitet
- tillgång till service
- servicenivå och -strukturer
- servicens produktions- och finansieringsmodell
- tvåspråkig service
- förhållandet med aktörer inom tredje sektorn.
2) Kommunens konkurrenskraft inom den aktuella tjänsten
3) Inverkan på samfundsstrukturen och bostadsproduktionen
4) Miljökonsekvenser
5) Social enhetlighet, segregation och invandrare
6) Förvaltningens effektivitet och lokalt inflytande
- ledningssystem och -kulturer
- beslutsfattandets demokrati
- invånarpåverkan
- statlig intressebevakning
- förvaltningens kostnader
- integrering av informationssystem.

Efter analysen av nuläget har arbetsgrupperna tillgång till kalkyler som beretts av experter över den nuvarande kommunstrukturens framtid ur ekonomi- och servicenätverksperspektiv.

Arbetsgrupperna

- utarbetar sitt förslag om hur den aktuella tjänsten eller det aktuella temat sköts i den nya kommunen/staden som består av högst sex kommuner. Målet är ett förslag, vars resultat som helhet är ekonomiskt, kvalitetsmässigt samt med tanke på miljön och befolkningens välbefinnande mer hållbart än skötseln av tjänsten eller temat i fråga i separata kommuner.
- bedömer förslagets fördelar och nackdelar utgående från samma kriterier som i analysen över nuläget
- jämför tjänstens eller temats fördelar och nackdelar i nuläget med fördelarna och nackdelarna med en sammanslagning. Dessutom jämför arbetsgrupperna de av experterna utarbetade framtidsvisionerna för den nuvarande kommunstrukturen med de fördelar och nackdelar som en sammanslagning medför.
- drar avslutningsvis sina slutsatser och utarbetar sitt förslag till ledningsgruppen på basis av jämförelsen.